Politique de confidentialité
Politique de confidentialité de Shimon
Version du 30 octobre 2026.
Cette politique explique quelles données Shimon traite, pourquoi, où, combien de temps, et quels sont vos droits. Elle concerne les utilisateurs de Shimon, les personnes qu'ils enregistrent, et les visiteurs du site shimon.app.
1. Qui est responsable
Le responsable du traitement est MKOMM, EURL, 28 rue Gabriel Péri, 92110 Clichy, France, RCS Nanterre 791 317 878, qui édite et exploite Shimon, service de 2AiZ. Pour toute question sur vos données : contact@2aiz.com.
2. Les personnes concernées
- Vous, l'utilisateur inscrit à Shimon.
- Les personnes enregistrées : celles qui participent à un rendez-vous que l'utilisateur enregistre.
- Les destinataires d'un compte rendu, si l'utilisateur en désigne.
- Les visiteurs du site shimon.app.
3. Les données que nous traitons
| Catégorie | Données | D'où elles viennent |
|---|---|---|
| Compte | adresse mail ; nom et photo si vous vous connectez avec Google ; dates de connexion ; appareils connectés | vous, Google |
| Profil | prénom, entreprise, fonction, secteur, langue, vocabulaire (noms propres à bien orthographier), logo, site de l'entreprise et son résumé, adresse de copie si vous en indiquez une | vous |
| Mon agent | votre manière de travailler, apprise à partir des comptes rendus que vous avez validés | le Service |
| Acceptations | version des conditions acceptée ; confirmations données avant chaque enregistrement, avec leur date et leur heure | vous |
| Préparations | votre brief (écrit ou note vocale), le fil rouge, les agents du rendez-vous, les pièces jointes et les pages web que vous ajoutez | vous |
| Rendez-vous | audio, transcription avec distinction des voix, propositions affichées pendant le rendez-vous, comptes rendus, notes, engagements, PDF, corrections | vous et les personnes enregistrées |
| Recherches | les questions que vous posez dans « Retrouver » | vous |
| Usage | minutes consommées, volume de traitement, journaux techniques, erreurs techniques | le Service |
| Visite du site | statistiques de visite anonymes | votre navigateur |
Shimon ne vous demande aucune donnée sensible. Pour celles qui peuvent être dites pendant un rendez-vous, voir l'article 9.
4. Pourquoi, et sur quelle base
| Finalité | Base légale (article 6 du RGPD) |
|---|---|
| Créer et gérer votre compte, vous fournir le Service | exécution du contrat |
| Enregistrer, transcrire et analyser un rendez-vous, vous en envoyer le compte rendu | exécution du contrat avec l'utilisateur ; pour les personnes enregistrées, l'accord recueilli par l'utilisateur avant l'enregistrement |
| Gérer le quota, prévenir la fraude, sécuriser le Service | notre intérêt légitime à protéger le Service |
| Conserver les preuves d'acceptation et de consentement | notre intérêt légitime à établir le respect des règles en cas de litige |
| Mesurer l'audience du site, de façon anonyme | notre intérêt légitime à améliorer le site |
| Répondre à nos obligations légales | obligation légale |
Shimon ne prend aucune décision qui produise des effets juridiques sur une personne : ses analyses sont des propositions faites à l'utilisateur, qui décide.
5. Pas d'entraînement de modèles
Nous n'utilisons pas vos données pour entraîner des modèles d'intelligence artificielle. Nos prestataires d'analyse (Anthropic) et de transcription (AssemblyAI) ne les utilisent pas non plus pour entraîner leurs modèles, selon leurs conditions commerciales.
6. Qui peut y accéder
Nos prestataires, chacun pour sa seule mission :
| Prestataire | Mission | Où sont traitées les données |
|---|---|---|
| Supabase | base de données, fichiers (audio, PDF, pièces jointes), connexion par mail | Paris (France) |
| Railway | hébergement du site, du serveur et du traitement | voir l'article 7 |
| AssemblyAI | transcription de l'audio | Union européenne (point d'accès européen) |
| Anthropic | préparation, propositions pendant le rendez-vous, compte rendu, notes, traduction, recherche | États-Unis |
| Resend | envoi des mails, dont les comptes rendus en pièce jointe | États-Unis |
| connexion avec votre compte Google, si vous la choisissez | voir les conditions de Google | |
| Sentry | détection des erreurs techniques, sans contenu de vos rendez-vous | voir l'article 7 |
Les personnes que vous choisissez : le compte rendu à remettre n'est envoyé qu'à vous. Si vous indiquez une adresse de copie, elle reçoit uniquement le compte rendu à remettre, jamais vos notes privées.
Notre équipe : les données sont cloisonnées par compte, et seul notre serveur accède à la base. Les membres habilités de notre équipe peuvent accéder aux données pour vous aider à votre demande, pour la sécurité du Service ou pour corriger un incident. Ils ne les consultent pas pour un autre usage.
Les autorités, quand la loi les y autorise.
Nous ne vendons ni ne louons vos données, et nous ne les utilisons pas pour de la publicité.
7. Transferts hors de l'Union européenne
Certaines données sont traitées hors de l'Union européenne, principalement aux États-Unis :
- le contenu de vos préparations et de vos rendez-vous, envoyé à Anthropic pour l'analyse ;
- les mails et leurs pièces jointes, chez Resend ;
- certaines données techniques chez nos prestataires d'hébergement et de suivi des erreurs.
Ces transferts sont encadrés par la décision d'adéquation de la Commission européenne (EU-US Data Privacy Framework) pour les prestataires certifiés, ou par les clauses contractuelles types de la Commission. Vous pouvez en obtenir une copie en écrivant à contact@2aiz.com.
8. Combien de temps
| Données | Durée |
|---|---|
| Audio du rendez-vous | effacé automatiquement 7 jours après l'envoi du compte rendu |
| Transcription, voix, propositions affichées pendant le rendez-vous | effacées automatiquement un an après le rendez-vous |
| Comptes rendus, notes, engagements, PDF, préparations, pièces jointes | jusqu'à ce que vous supprimiez le rendez-vous ou votre compte |
| Compte, profil, Mon agent | jusqu'à la suppression de votre compte |
| Preuves d'acceptation et de consentement | aussi longtemps que le rendez-vous concerné |
| Statistiques de visite du site | 25 mois au plus |
Chez nos prestataires, des copies techniques sont gardées un temps limité :
- AssemblyAI : l'audio est effacé sous 24 à 48 heures, la transcription après 30 jours ;
- Anthropic : les échanges sont effacés sous 30 jours, sauf contenu signalé pour abus ;
- Resend : les mails sont gardés 30 jours.
Quand vous supprimez un rendez-vous, il est effacé tout de suite chez nous. Les copies techniques de nos prestataires s'effacent à l'échéance indiquée ci-dessus.
9. Les informations sensibles dites pendant un rendez-vous
Pendant un rendez-vous, une personne peut parler de sa santé, de ses opinions, de ses convictions ou de son appartenance syndicale. Shimon ne cherche pas ces informations, ne les classe pas et n'en tire aucune conclusion sur la personne. Elles restent toutefois dans la transcription tant qu'elle existe. Nos conditions d'utilisation demandent de ne pas enregistrer ce type de conversation, et vous pouvez supprimer un rendez-vous à tout moment.
10. Sécurité
- Les échanges entre votre appareil et nos serveurs sont chiffrés (HTTPS).
- Les données sont chiffrées au repos par notre hébergeur de base de données.
- La base n'est accessible qu'à notre serveur, et chaque requête est limitée aux données de votre compte.
- L'audio est d'abord écrit sur votre téléphone, puis effacé de votre téléphone une fois reçu par notre serveur.
- Votre jeton de connexion n'est jamais stocké en clair chez nous : seule son empreinte l'est.
- Les tentatives de connexion sont limitées pour empêcher qu'on devine un code.
11. Vos droits
Vous disposez d'un droit d'accès, de rectification, d'effacement, de limitation, d'opposition et de portabilité. Vous pouvez retirer à tout moment un consentement donné, sans effet sur ce qui a déjà été fait.
Pour les exercer, écrivez à contact@2aiz.com. Vous pouvez aussi supprimer vous-même un rendez-vous depuis l'application. Nous vous répondons dans un délai d'un mois.
Si vous avez été enregistré par un utilisateur de Shimon, vous pouvez vous adresser à lui, ou directement à nous, en indiquant la date du rendez-vous et le nom de l'utilisateur.
Vous pouvez introduire une réclamation auprès de la CNIL (www.cnil.fr).
12. Les données Google
Ce que Shimon reçoit de Google. Si vous vous connectez avec Google, Shimon reçoit votre adresse mail, votre nom et votre photo de profil. Ils servent uniquement à créer votre compte et à vous connecter.
L'agenda Google, quand cette fonction sera proposée. Elle sera facultative, et vous l'activerez vous-même depuis les Réglages. Shimon lira alors, en lecture seule, les événements de votre agenda : titre, date, heure, durée, lieu et nom des participants. Ces informations serviront uniquement à afficher vos prochains rendez-vous et à préparer celui que vous choisissez. Elles resteront sur votre appareil, sauf ce que vous validez dans une préparation, qui est alors traité comme le reste de la préparation (articles 3 à 8), y compris par Anthropic pour la rédiger. Shimon ne gardera pas les adresses mail des participants. Vous pourrez couper l'accès à tout moment dans les Réglages, ou depuis la page des autorisations de votre compte Google (myaccount.google.com/permissions).
Nos engagements. Les données reçues de Google ne sont ni vendues, ni utilisées pour de la publicité, ni lues par un membre de notre équipe sans votre accord, sauf pour la sécurité ou si la loi l'impose. Elles ne servent jamais à créer, entraîner ou améliorer un modèle d'intelligence artificielle.
L'utilisation et le transfert à toute autre application des informations reçues des API Google respecteront la Google API Services User Data Policy, y compris les exigences de Limited Use.
13. Cookies et stockage local
Dans l'application, Shimon ne dépose aucun cookie publicitaire. Il garde sur votre appareil, dans le stockage du navigateur :
- votre jeton de connexion ;
- l'audio en attente d'envoi, pour qu'aucun enregistrement ne se perde si le réseau coupe ;
- vos préférences d'affichage.
Ce stockage est indispensable au fonctionnement du Service : il ne demande pas votre consentement. Si vous vous connectez avec Google, Google peut déposer ses propres cookies, selon ses conditions.
Sur le site shimon.app, la mesure d'audience est anonyme et suit les recommandations de la CNIL pour être exemptée de consentement :
- elle sert uniquement à compter les visites ;
- elle ne recoupe aucune autre donnée et ne vous suit pas d'un site à l'autre ;
- ses traceurs durent 13 mois au plus et ses données 25 mois au plus.
Le site n'utilise aucun traceur publicitaire ni de réseau social.
14. Modifications
Toute modification importante de cette politique vous est annoncée avant son entrée en vigueur.